社外の連絡先を登録・管理する

できること

社内の従業員ではなく、取引先の担当者など社外の人の連絡先を登録・管理できます。手入力のほか、名刺をスマホで撮影して自動で読み取る方法にも対応しており、会社ごとにまとめて一覧・検索できます。カレンダーの日程調整リンクで社外の相手が予約した場合や、会議の招待メールに社外のメールアドレスを入れた場合にも、該当する連絡先がまだ登録されていなければ自動で連絡先に追加されます。

一覧では、アクティブな連絡先だけを表示するか、アーカイブ済みも含めて表示するかを切り替えられます。左側の検索欄で会社名・氏名・メール・電話番号から絞り込めるほか、タグを付けて分類し、タグでの絞り込みもできます。

使いどころの例

• 名刺交換した取引先の担当者を、その場でスマホ撮影して登録する。
• 展示会などでまとめて集めた名刺を、「QRで撮影」でスマホから続けて撮り、PC で 1 枚ずつ確かめて登録する。
• 過去に取引のあった会社の担当者を、退職・異動後もアーカイブとして履歴に残しておく。
• 既存の連絡先リストをCSVで一括インポートし、以後は画面から個別に更新する。

手順

1. 連絡先一覧の「＋ 新規連絡先」を押すと登録画面が開きます。
2. 「会社・取引先」欄に会社名・カナ・取引先種別・業種・代表電話・住所などを入力します。すでに似た会社名が登録されている場合は候補が表示され、既存の会社に紐付けて重複登録を防げます。
3. 「担当者」欄に姓名・カナ・メール（任意）・部署・役職・電話・携帯・FAXなどを入力します。氏名は必須です。
4. 内容を確認し、「保存」または続けて次の担当者を登録する「保存して次へ」を押します。

名刺を読み取って登録する 登録画面右上の「この端末で撮影」または「QRで撮影」から名刺リーダーを開けます。

• 「この端末で撮影」：今使っている端末のカメラで名刺の表面を撮影します。表を撮ると読み取りが裏で始まり、終わるのを待たずに次の名刺を撮れます。裏面が必要な名刺は、表を撮った直後に「裏も撮る」を押してください。撮り終えたら「撮り終える」を押すと、撮った順に1枚ずつ登録画面に入ります。内容を確かめて「保存して次へ」を押すと次の名刺に進みます。
• 「QRで撮影」：PCで作業している場合に、画面に表示されたQRコードを自分のスマホで読み取り、スマホのカメラで撮影する方法です。スマホでも「裏も撮る」「次の名刺」「撮り終える」で何枚でも続けて撮れます。撮った名刺はPCの登録画面に撮った順に1枚ずつ入ります。QRの画面は閉じても受信は続き、撮影ボタンの横に「スマホから受信中」と届いた枚数が出ます。撮り終えたら、スマホで「撮り終える」→「終了する」を押すか、PC で「受信を終える」を押してください。スマホで「終了する」を押すと、その QR の受け付けが終わります。PC では、届いた名刺の読み取りが終わると QR の画面が閉じて、登録画面での確認に進みます（スマホのタブは自分で閉じてください）。失敗した名刺が残っている間は、スマホに「終了する」は出ません。受信中に「保存」を押すと「スマホからの受信を終えますか？」と確認が出ます。続けて撮る場合は「受信を続ける」を選ぶと、登録画面を開いたまま次の名刺を待ちます。QRは最後に撮ってから30分（発行から最大120分）で受け付けを終え、1回のQRで送れるのは50枚までです。
• 撮影画面には名刺の形の枠が出ます。名刺を枠に合わせてシャッターを押すと、枠の範囲を切り出し、さらに名刺の縁が見つかれば名刺の部分だけを使います（名刺が枠より小さく写っても、机などの写り込みを減らせます）。縦型の名刺は「縦型の名刺」で枠を縦にできます。表・裏・次の名刺はこの画面のまま続けて撮れます。
• カメラの使用を許可していない場合や、カメラを使えないブラウザでは、端末のカメラアプリで撮る方法に切り替わります。すでに撮った写真を使うときは「写真を選ぶ」を押してください（1 回に 1 枚）。どちらも名刺の縁が見つかれば名刺の部分だけを切り抜きます。縁が見つからない写真（白い机に白い名刺など）や、ブラウザで読めない形式の写真（HEIC を読めないブラウザなど）は、そのまま使います。
• 登録画面には撮った名刺の表と裏の画像が表示されます（押すと大きく表示）。表の画像は確認用に表示するだけで、保存はされません。「QRで撮影」で撮った名刺の表は、スマホからPCへ画像を送らないため表示されません。裏の画像は保存時に連絡先に付きます。
• 名刺の読み取りを使うには、会社の管理者が「設定 → AI キー・モデル」で Anthropic の API キーを登録しておく必要があります。キーが未登録のときは撮影ボタンが押せなくなり、その理由が表示されます（管理者にはキーの登録画面への案内が出ます）。手入力での登録はキーが無くても使えます。
• 読み取りにはAI（画像認識）を使っており、費用は連携しているAIサービスの利用料としてかかります。読み取り精度は名刺のレイアウトや画質によって変わるため、読み取り後は氏名・会社名・連絡先が正しいか必ず確認してください。

検索とタグ 一覧上部の検索欄に会社名・氏名・メール・電話のいずれかを入力すると絞り込めます。ひらがな・カタカナ・全角・半角・大文字小文字の違いは吸収されるため、表記ゆれがあってもヒットします。タグは連絡先の詳細画面から新規作成・付け外しができ、一覧では複数タグを選ぶと、選んだタグを全て持つ連絡先だけに絞り込まれます（タグ同士はAND条件）。

連絡先の詳細画面で分かること 詳細画面には氏名・カナ・部署・役職・メール・電話・内線・携帯・FAXに加えて、紐づく会社の代表電話・代表メール・業種・取引先種別・郵便番号・住所・Webサイトも表示されます。「利用情報」欄には登録元（手動登録／予定調整／カレンダー／会議室／CRM／取込のいずれか）と、最終利用日・作成日・更新日が表示されます。日程調整リンクの予約で自動登録された場合は「予定調整」、会議の招待メールから登録された場合は「カレンダー」のように、どの操作がきっかけで登録されたかが分かります。詳細画面からはメール作成・電話・SMS送信のショートカットや、メールアドレスのコピーもできます。

CSVの取込と書き出し 一覧上部の「CSV インポート」からテンプレートをダウンロードし、会社名・氏名（または姓・名）を入れて取り込めます。取込時に会社名が既存と一致する場合の扱い（新規として弾く／既存の会社情報を上書きする）を選べます。「CSV エクスポート」では、今表示している連絡先をそのままCSVとして書き出せます。書き出した CSV は、そのまま取り込みに使えます（FAX・会社の内線も含みます。名刺の裏面は画像で持つため CSV には入りません）。

書き出した CSV では、= + - @ で始まる値（例: +81-3-0000-0000）の先頭に ' が付きます（-5000 のような数字だけの値には付きません）。表計算ソフトで開いたときに、値が計算式として動かないようにするためです。取り込むときは自動で外れるので、そのまま取り込めます。

アーカイブ 使わなくなった連絡先は削除ではなく「アーカイブ」にすることで、一覧から通常は隠しつつ記録として残せます。アーカイブ済みの連絡先は「すべて」表示に切り替えると確認でき、「復元」でいつでも元に戻せます。

会社（取引先）単位の情報 連絡先は会社ごとにまとめられ、会社一覧・会社詳細画面では代表電話・業種・取引先種別・支払条件などの会社としての情報を管理できます。同じ会社に複数の担当者がいる場合も、1つの会社情報に対して複数の連絡先（担当者）が紐付く形になり、会社名を一つ直すだけで、その会社に所属する担当者全員の表示に反映されます。新規登録の際に似た会社名が既にある場合は候補として提示され、「この会社を使う」を選ぶと新しい会社を重複して作らずに済みます。

日程調整や会議室予約から自動で登録される経路 カレンダーの日程調整リンクで社外の相手が予約した場合、会議の招待メールに社外のメールアドレスを入れて送った場合、会議室の予約に社外の参加者を登録した場合には、その相手がまだ連絡先に登録されていなければ自動で連絡先として追加されます。すでに同じメールアドレスの連絡先（アーカイブ済みも含む）があれば、新しく作らずに既存の連絡先が使われます。日程調整リンクの予約で相手が入力した会社名は、同じ名前の会社がすでに登録されていればその会社に紐づきます。無い場合は会社を自動では作らず、一覧と詳細の会社の欄に「◯◯（未確認）」と出ます（メモにも残ります）。連絡先を編集して会社を選ぶか登録すると、「（未確認）」は消えます。

設定できる項目

• 会社・取引先の情報：会社名・カナ・取引先種別・業種・Webサイト・代表電話・代表内線・代表メール・郵便番号・住所・会社メモ。
• 担当者（連絡先）の情報：姓名・カナ・メール（任意）・部署・役職・電話・内線・携帯・FAX・担当者メモ。
• タグ：連絡先ごとに複数付けられる分類ラベル。名前は自由に作成できます。
• 表示：アクティブのみ／すべて（アーカイブ含む）の切り替え、タグでの絞り込み。
• CSV取込時の同名会社の扱い：新規として弾く、または既存の会社情報を上書き。

誰ができるか

連絡先アプリを利用できるプランの会社であれば、ログインしている社員なら誰でも連絡先の登録・編集・検索・名刺読み取り・CSVの取込書き出し・アーカイブができます。役職や部署による制限はありません。登録した連絡先は登録者個人のものではなく会社全体で共有され、誰が登録した連絡先でも他の社員が検索・編集・アーカイブできます。

制限

• 連絡先は社外の人（取引先担当者など）を登録する仕組みで、社内の従業員の登録・管理はできません（社内の人は従業員台帳で管理します）。
• 名刺の読み取りはAIによる自動認識のため、手書き文字や凝ったデザインの名刺では正しく読み取れないことがあります。読み取り後の内容は必ず目視で確認してください。
• 名刺の表面の画像はその場での読み取りと登録画面での確認表示にのみ使われ、サーバへ保存されることはありません。裏面を撮影した場合は、文字を読み取らずに画像として連絡先に保存されます。以前に入力された裏面の文字は、連絡先の詳細・編集画面で読み取り専用で表示されます（新しく入力はできません）。
• CSVインポートで同名の会社が既にある場合、初期設定では新規取込を弾きます。既存の会社情報を上書きしたい場合は、取込画面で上書きモードに切り替える必要があります。
• タグは会社ごとの共有リストで、個人だけが使えるプライベートなタグという区分けはありません。
• 同じメールアドレスの連絡先は 1 件しか登録できません。同じ人（氏名が同じ）を登録し直した場合は、新しく作らずに既存の連絡先へ入力した内容が反映されます。

うまくいかないとき

• 「氏名を入力してください」：担当者の氏名が未入力です。姓・名のいずれかを入力してください。
• 「メール形式が正しくありません」：メールアドレスの形式に誤りがあります（メール自体は任意項目です）。
• 「電話番号は数字とハイフンのみ入力してください」：電話番号欄に数字とハイフン以外の文字が入っています。
• 「ヘッダー行とデータ行の両方が必要です」：CSVファイルに見出し行またはデータ行がありません。テンプレートに沿った形式で作り直してください。
• 「◯◯は 200 文字以内で入力してください」「文字数の上限を超えた行が…」：会社名は 200 文字、氏名は 200 文字、姓・名・部署・役職はそれぞれ 100 文字までです。CSV の取り込みでは、確認画面に超えた行（何行目のどの項目か）が出て、直すまで取り込めません。1 行でも超えていると 1 行も取り込みません。前から登録されている会社の名前は対象外です。
• 「CSV の読み込みに失敗しました」：CSVファイルの文字コードや形式が崩れている可能性があります。テンプレートからやり直してください。
• 「◯◯さんと同じメールアドレスです」：入力したメールアドレスが、別の氏名の連絡先で既に使われています。「上書きする」を選ぶと既存の連絡先が入力した内容（氏名を含む）に置き換わります。別の人として登録するときはキャンセルし、メールアドレスを変えてください。
• 撮影ボタンが押せず「名刺の読み取りには Anthropic の API キーが必要です」と出る：会社の AI キーが未登録です。管理者は「AI 設定でキーを登録する」から登録してください。管理者以外の方は、管理者に登録を依頼してください。
• スマホで撮った名刺が「通信エラーで送れませんでした」と出る：その名刺の横の「もう一度送る」を押すと、同じ写真を送り直せます（撮り直しは要りません）。写真はそのページの中にしか残っていないので、ページを閉じたり再読み込みしたりすると撮り直しになります。PC 側で「受信を終える」を押した後や、スマホで「終了する」を押した後は送り直せないので、新しい QR を出して撮り直してください。
• 撮影画面で「カメラの使用が許可されていません」と出る：ブラウザの設定でこのサイトのカメラを許可してください。許可しない場合も、「表面を撮影」（端末のカメラアプリ）か「写真を選ぶ」で撮影できます。
• 撮影画面が黒いまま・「カメラを開始」「カメラを再開」が出る：ボタンを押すとカメラが始まります（他のアプリから戻ったときなどに出ます）。
• 名刺撮影で表を撮ったのに登録画面に入らない：「この端末で撮影」では、撮り終えたら「撮り終える」を押してください。読み取りが終わった名刺から撮った順に登録画面へ入ります。
• PC の QR の画面に「QR の受け付けが終わりました（期限切れ、またはスマホ側で終了）」と出る：名刺が 1 枚も届かないまま、受け付けが終わっています。もう一度「QRで撮影」を押して、新しい QR を出してください。
• スマホで「受け付けが終了しました。PC で QR を出し直してください」と出る：QR の受け付け時間が過ぎたか、PC で「受信を終える」またはスマホで「終了する」を押しています。PC の「QRで撮影」から新しい QR を出して読み取り直してください。
• スマホで一部の名刺が「読み取れませんでした」になる：その名刺の「もう一度送る」を押してください。撮り直しても読めない場合は、PC の登録画面で「消す」を押して手入力で登録してください。